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PROGRANTA Standardversion



Das PROGRANTA Standard-System beinhaltet die online-basierte Antragsverwaltung von der Antragstellung über die Prüfung bis zur Bewilligung bzw. Vertragschluss.

Enthalten ist die nahtlose Kommunikation mit den Antragstellenden und die Administration durch die Sachbearbeitenden.

Möglich ist neben der Abbildung beliebig vieler Projektstatus auch die Definition von automatischen zeit- und statusbezogenen Aktionen inkl. dynamischer Generierung von Druckdokumenten und Anschreiben sowie eine lückenlose Dokumentation zu jedem einzelnen Antrag.


Alles für die Antragstellung



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Basislizenz PROGRANTA für 1 Programm inkl.:


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Software- und systemseitige Datenschutz- und Datensicherheitseinstellungen

    Umfangreiche vordefinierte Funktionen und Konfigurationen.

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Online-Antragstellung

    Eingabemaske für die Antragstellenden als frei zu definierendes barrierefreies Online-Formular (optional auf Wunsch auch im Corporate Design des Auftraggebers) mit verschiedenen Datenfeldtypen wie Text, Zahlen (inklusive Währungen bzw. Einheiten), Datum, Formeln, Checkboxen, Attachment-/Dateiupload-Funktion etc.

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Online-Antragsbearbeitung

    Bearbeitungsmaske für die administrativen Anwender (Sachbearbeitende, Gremienmitglieder etc.) als interne Verwaltungsansicht. Diese bietet eine komplette, gut strukturierte Ansicht aller Projekte, Bearbeitungsstatus und Aufgaben und hält alle benötigten Tools und Funktionen übersichtlich zur Bearbeitung bereit. Die gleichzeitige Bearbeitung eines Antrags von mehreren Sachbearbeitenden ist möglich.

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Einzelantragsverwaltung

 

    Antragstellende können beliebig viele unabhängig voneinander anzulegende Anträge stellen, die auch parallel bearbeitet werden können. Es können beliebig viele Antragstellende gleichzeitig auf ihre Anträge zugreifen.

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Prozess-Management

    Das integrierte Prozess-Management steuert den gesamten Antragsprozess über frei definierbare Status und Bearbeitungsschritte. Auch der Abruf automatisierter Arbeitsschritte sowie die Steuerung der Zugriffsrechten abhängig vom Bearbeitungsstand oder vom System zu übernehmender Kommunikation kann in PROGRANTA hinterlegt und initiiert werden.

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Rollen und Rechte

    Umfangreiches Ansichts- und Zugriffsmanagement für beliebig viele Gruppen administrativer Anwender wie z.B. Sachbearbeitung, Gremien, Pressestelle etc.
Nutzer können verschiedenen Rechtegruppen zugeordnet werden, die unterschiedliche Ansichten/Rechte auf jedes einzelne Datenfeld haben können ("Daten lesen und bearbeiten", "Daten nur lesen", "Daten unsichtbar"). Es können verschiedene Zugriffsets, die den jeweiligen Rechtegruppen zugeordnet sind, angelegt werden.

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Passwort-Management

    Automatisches und datengeschütztes Passwort-Management für Antragstellende und administrative Anwender.

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datenfeldbasierte Volltextsuche

    Alle Datenbankfelder können separat nach Inhalten und Werten in allen im Antragssystem gespeicherten Anträgen durchsucht werden.

  clipboard

Clipboard

    Zwischenablage zur Speicherung von Suchergebnissen der datenfeldbasierten Volltextsuche, die hier als gespeicherte Liste während der weiteren Bearbeitung verfügbar bleiben. Darüber hinaus ist optional auch der direkte Abruf von Kurzstatistiken möglich, um beispielsweise die "beantragte Fördersumme der Antragsteller in einem bestimmten Postleitzahlengebiet" anzeigen zu lassen.

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Historie-Log

    Das Modul erlaubt eine lückenlose Dokumentation zu jedem einzelnen Datensatz. Auf einen Klick erscheint die Historie zum ausgewählten Antrag. Diese Funktion dokumentiert detailliert nachvollziehbar alle Änderungen in jedem Bearbeitungsschritt wie z.B. Datenspeicherungen, E-Mail-Verkehr, Statusänderungen, Notizen, Termine, Juryvotings inkl. Timestamp und Name der Bearbeitenden. Die History-Log-Funktion protokolliert jede Eingabe und speichert neben dem Ursprungseintrag (auf Wunsch sogar die überschriebene Datei bei Upload-Feldern) auch den Timestamp der Änderung sowie die User-ID der Person, welche die Änderungen vorgenommen hat.

  drucken

Druck-Generierung

    Vorbereitung für die Generierung druckoptimierter Dokumente, optional im Corporate Design des Fördergebenden, die direkt aus PROGRANTA ausgegeben werden können. Grundsätzlich können damit sämtliche für die Antragsbearbeitung benötigten E-Mails, Anschreiben, Bescheide, Listen und Informationsblätter, die individuell nach Vorgabe des Fördergebers im Bearbeitungsmodul eingestellt wurden, direkt aus dem System generiert und ausgedruckt werden.

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Printout-Option

 
    Mit PROGRANTA können Dokumente zu einem Antrag automatisch mit Inhalten aus der Datenbank ergänzt werden. Da alle Daten von konsequent zu jedem Bearbeitungszeitpunkt in der Datenbank abgelegt sind, kann auf Knopfdruck z.B. der vollständige und korrekte Antrags- bzw. Vertragsinhalt generiert werden. Dies gilt ebenfalls für Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, Berichte und weitere benötigte Dokumente für die Sachbearbeitenden wie z.B. Bescheide, Anschreiben oder interne Arbeitsblätter. Dokumente können auf Wunsch für den Antragsteller auch erst zu festgelegten Prozessschritten freigegeben werden. Bei postalisch einzusendenden Anträgen garantiert dieses neben der Rechtssicherheit durch Ausdruck und verbindliche Signatur auch die 100%ige Übereinstimmung der eingesendeten Unterlagen mit den in der Datenbank eingetragenen Inhalten und Werten.

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View-Option

    Mit PROGRANTA können neben einfachen Dokumenten auch komplexe Statistik-Übersichten und Controlling-Listen mit Inhalten und Werten aus mehreren Anträgen generiert werden. Ebenso ist die Dokumentation ganzer Bearbeitungsrunden direkt aus der Datenbank möglich – als einheitliches Dokument mit allen Entscheidungen als CSV-/Excel-Datei, gestaltetes Textdokument in MS-Word oder als PDF.

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Strukturierte Ablage von hochgeladenen Dokumenten

    Alle von den Antragstellenden hochgeladenen Dokumente sind antragsbezogen verfügbar. Darüber hinaus vergibt das System beim Hochladen automatisch eine Dateibezeichnung, die eine eindeutige Identifizierung der Datei zum Antrag und Datenfeld ermöglicht und ein Timestamp mit dem Zeitpunkt des Hochladens enthält. So liegen alle hochgeladenen Dokumente in einer strukturierten Form vor und können auch “außerhalb des Systems” sofort einem Antrag zugeordnet werden.

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voreingestellte System- und Info-Texte inkl. Login- und Startseite

    Die Basiskonfiguration enthält bereits die wichtigsten Informationen und Anleitungen, welche die Antragstellenden bei der Anmeldung, dem Login und durch den Antragsprozess führen. Optional sind auch individuelle Texte möglich.

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Online-Hilfe

    Ein Benutzerhandbuch wird in PROGRANTA durch eine stets aktuelle Online-Hilfe ersetzt. Diese kann sich für administrative Anwender und Antragsteller unterscheiden. Neben der übergeordneten Hilfefunktion können zu jedem Datenfeld weitere Hinweise hinterlegt werden, als Unterzeile oder ergänzender Mousover-Text. Wichtige Informationen oder Dateien können zudem je Bereich oder abhängig vom Projektstatus angezeigt werden (z.B. Hinweise für den Mittelabruf erst nach Bewilligung). Die Hilfe ist systemimmanent, das hat den großen Vorteil gegenüber einem statischen Benutzerhandbuch, dass die Hilfe immer verfügbar und permanent, d.h. mit jeder Erweiterung oder Änderung, auf dem aktuellen Stand ist. PROGRANTA bietet drei Ebenen von Hilfetexten:
  • inhaltliche Hilfetexte für den Antragstellenden (wird vom Fördergeber festgelegt)
  • inhaltliche Hilfetexte für den Sachbearbeiter (wird vom Fördergeber festgelegt)
  • funktionale Hilfetexte für Antragstellenden und Sachbearbeiter (von PROGRANTA generiert)

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Barrierefreiheit

    PROGRANTA ist in allen Bereichen komplett barrierefrei gemäß BITV 2.0 Vorgaben und funktioniert unabhängig von speziellen Technologien (wie Java, JavaScript, Flash, etc.). Es werden keine Programme oder ausführbare Dateien auf den Computern der Anwender (sowohl seitens der Antragstellenden als auch der weiteren Nutzergruppen) installiert. Bestimmte, den Nutzerkomfort erhöhende Funktionalitäten (z.B. Kalender-Widget zur bequemen, formatgerechten Eingabe vom Datum) sind für alle Nutzer verfügbar, die keine BITV-Einschränkung haben. Für Nutzer mit BITV-Einschränkung sind entsprechend BITV-konforme alternative, formatgerechte Eingabemöglichkeiten enthalten. Eine Text-to-Speech-Funktion ist in der Regel bei den aktuellen Apple/MacOS- und Windows-Betriebssystemen enthalten und muss lediglich vom Benutzer aktiviert sein, um Bildschirminhalte vorzulesen. Das PROGRANTA-System ist mit diesen Funktionen kompatibel.

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Mobile Nutzung

    Das System ist über mobile Geräte, zum Beispiel Tablet-PC oder iPad, bedienbar. Grundsätzlich besteht keine Einschränkung der Endgeräte. So kann bei Bedarf auch über ein Smartphone adhoc eine schnelle Änderung oder Überprüfung unterwegs stattfinden. Einzig die Bildschirmgröße begrenzt unter einer gewissen Auflösung die komfortable Bedienung. Optimiert wird die Usability für die Standard-Anwendung mittels Browser und stationären oder mobilem Rechner mit entsprechender, üblicher Auflösung. Die Arbeitsfläche lässt sich zudem von den administrativen Anwendern (Sachbearbeitende, Ausschussmitglieder etc.) während der Nutzung jederzeit an die jeweilige Bildschirm- bzw. Browserfenstergröße anpassen.

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Virenschutz

    Der in PROGRANTA integrierte Virenscanner überprüft jede hochgeladene Datei auf Viren und sonstigen Schadcode, verweigert das Hochladen von infizierten Dateien und gibt dem Anwender ein entsprechendes Feedback. Die Sensibilität des Systems kann auf Wunsch soweit eingestellt werden, dass z.B. unerwünschte Wörter/Phrasen erkannt, nicht übernommen oder sogar durch entschärfte Begriffe ersetzt werden.

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Vorbereitet für Anpassungen und Erweiterungen

    Das Antragsverwaltungssystem PROGRANTA ist hochflexibel und modular aufgebaut. Dies ermöglicht jederzeit individuelle Erweiterungen, schnelle Änderungen und bedarfsgerechte Anpassungen am System mit einem risikolosen und vergleichsweise zu anderen, zum Beispiel statisch in Einzelprojekten programmierten Insel- oder angepassten OpenSource-Lösungen, sehr geringen Aufwand.
Die verschiedenen qualitätsgeprüften Module und bewährten einzelnen Funktionen können auch nachträglich freigeschaltet werden, wenn sich z.B. die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern oder Verwaltungsschritte erst zu einem späteren Zeitpunkt implementiert werden sollen.
PROGRANTA gewährt damit dem Auftraggeber eine hohe Investitionssicherheit und Nachhaltigkeit. Sämtliche Einstellungen und Konfigurationen können jederzeit – auch im laufenden Betrieb – kurzfristig und zuverlässig geändert werden.

Mit den PROGRANTA-Zusatzmodulen können Sie den Funktionsumfang nach Belieben erweitern und das System exakt an Ihre Anforderungen und Prozesse anpassen.


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